Das papierlose Büro - Part Two

Die Erfahrungen aus dem Bereich "digitalisieren des Posteingangs" lassen sich sehr gut auf alle anderen Bereiche übertragen. Nehmen Sie doch einfach mal Ihren Aufgabenblock und unterteilen diesen in Aufgabenbereiche, bei der Sie die Digitalisierung in Angriff nehmen wollen, z. B. Geschäftsreisen, Akquise, Projektmanagement usw.

Nehmen wir das Beispiel mit den Geschäftsreisen, so als kleines Startprojekt. Als geeignetes Tool für die Abwicklung von Geschäftsreisen empfehle ich gerne "OneNote". Hier lassen sich alle Belege, Dateien, Links einfach hinterlegen und die Infos sind mobil abrufbar. Sie können alle notwendigen Details für die nächste Geschäftsreise Ihrer Führungskraft (oder der eigenen) prima hinterlegen - so ist alles von unterwegs abrufbar: Bahn-/Flugticket, Hotelbuchung, Taxi-Rufnummern, Stadtführer, Kundenkontakt und und und. Das meiste haben Sie sowieso schon in digitaler Form und können es in OneNote zusammenfügen. Was Sie nicht per E-Mail erhalten haben oder aus dem Internet gezogen haben, können Sie einscannen oder mit dem Smartphone z. B. mit der App "OfficeLens" hochladen. Auch können Sie andere Abteilungen, wie z. B. die Rechnungsabteilung einbinden, da Sie bestimmte Seiten für einzelne Personen freigeben können. So macht sich auch die Reisekosten-abrechnung leichter.

Grundsätzlich sollte am Anfang der Digitalisierungsmaßnahme folgendes überlegt werden: