Der tägliche Kampf mit Outlook - Part Two 

4. Erkennung von bestimmten E-Mails

Sie können bestimmte E-Mails automatisiert farblich hervorheben lassen, so wie Sie das auch schon von Excel kennen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie einen bestimmten Absender, eine bestimmte Kategorie oder einen bestimmten Begriff gesondert haben wollen.

• Wählen Sie das Register Ansicht, aktuelle Ansicht, Ansichtseinstellungen. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche bedingte Formatierung.
• Im nächsten Dialog klicken Sie oben rechts auf hinzufügen. Damit legen Sie eine neue Formatierungsregel an.
• Tragen Sie weiter unten einen aussagekräftigen Namen dafür ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung ganz unten.
• Wählen Sie nun eine Bedingung aus, zum Beispiel entscheiden Sie sich für einen Absender (von …).
• Auf dem Register weitere Optionen finden Sie noch mehr Merkmale und auf dem Register erweitert legen Sie eigene Merkmale fest.
• Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, bestimmen Sie mit der Schaltfläche Schriftart… die Art der Hervorhebung. Nach dem Bestätigen sehen Sie das Ergebnis im Posteingang.

5. Verwendung von Feldern in Outlook

Sie kennen diese Funktion aus Word, wo man z. B. das aktuelle Datum erzeugen lassen kann. In Outlook gibt es zwar nicht direkt die Funktion "Felder", aber Outlook kann damit umgehen. 

• Öffnen Sie ein Mail-Formular und drücken Sie die Tastenkombination STRG+F9. Es erscheint ein leeres graues Feld. Tippen Sie zwischen die Feldklammern das Wort Date und drücken Sie F9. Nun erscheint das Datum. 

Das funktioniert auch mit anderen Feldfunktionen. So können Sie zum Beispiel im Mailtext einen markierten Namen mit einer Textmarke belegen

• Einfügen, Link, Textmarke. Nun benennen Sie die Textmarke, etwa mit dem Wort Name. Fügen Sie an den Stellen, an denen Sie den Namen erneut benötigen, ein Feld ein und schreiben Sie in die Feldklammer Ref Name. Aktualisieren Sie das Feld. Wenn Sie später den ersten Namen ändern und aktualisieren, passt er sich überall an.

Legen Sie den Text mit den Feldern in Outlook über Einfügen, Schnellbaustein als AutoText ab. Dann haben Sie ihn für künftige Nachrichten gespeichert und arbeiten effizient: den Namen einmal ändern und die REF-Felder aktualisieren.

6. Vorlagen erstellen

Noch mehr Arbeit sparen Sie sich mit der Erstellung von Vorlagen. Die gibt es in Outlook ebenfalls. Sie ähneln den Dokumentvorlagen aus Word. Die Dateien tragen die Endung *.oft und sind einfach zu erstellen. Sie brauchen öfter ein Formular z. B. für eine Bestellbestätigung? In diesem Formular gibt es Stellen, die individuell ergänzt werden, etwa die Anrede, die genaue Angabe der Produktbezeichnung und Modellnummer oder das voraussichtliche Lieferdatum. Der Rest ist ein Standardtext. Daraus erstellen Sie nun eine Vorlage. Den Text erstellen Sie am besten in Word und verwenden für die auszufüllenden Stellen Inhaltssteuerelemente. Sie finden die Steuerelemente auf dem Register Entwicklertools, Steuerelemente. Falls das Register STEUERELEMENTE bei Ihnen nicht sichtbar ist, können Sie es so einblenden:

• Rechtsklick auf das Menüband,
• Menüband anpassen,
• links einen Haken setzen beim Feld Entwicklertools.

Dies waren weitere 3 Tipps zu einer effizienteren Nutzung von Outlook. Ich hoffe, es fällt Ihnen leicht, die Tipps umzusetzen und schafft Ihnen ein wenig mehr Zeit im hektischen Alltag.

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